Orientação da COF
1. Por quanto tempo devo guardar documentos e materiais produzidos em função da atividade profissional?
A Resolução CFP nº 001/2009 e a Resolução CFP nº 006/2019 estabelecem como dever da(o/e) psicóloga(o/e) a guarda dos documentos escritos decorrentes da prestação de serviços psicológicos, por um prazo mínimo de 5 (cinco) anos, englobando nessa guarda os registros documentais, documentos entregues a quem de direito, e demais materiais que fundamentam o trabalho prestado, estejam eles em forma física ou digital.
Diferentemente dos registros documentais de profissionais da Psicologia – a quem se aplica o tempo de guarda mínimo de 5 (cinco) anos descrito nas resoluções supracitadas – , no caso dos Prontuários, observa-se o estipulado na Lei nº 13.787/2018 sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente. Essa legislação estabelece que, decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados. Sendo assim, a(o/e) psicóloga(o/e) deve se atentar ao prazo estipulado por lei para realizar o descarte de materiais.
O prazo para guarda de documentos psicológicos poderá ser ampliado nos casos previstos em lei, a exemplo da Lei nº 13.787/2018 sobre prontuário, por determinação judicial, ou, ainda, em casos específicos em que as circunstâncias determinem que seja necessária a manutenção da guarda por maior tempo.
Para orientações sobre a diferença entre o Registro Documental e Prontuário acesse o Guia de Orientação – Registro Documental e Prontuário.
2. Por que preciso manter a guarda do material? Após o prazo de guarda, como posso proceder com o descarte?
A necessidade de guarda do material se faz pelo zelo e segurança da(o/e) psicóloga(o/e) e, especialmente, por conta da confidencialidade dos conteúdos ali registrados. Ainda, em caso de fiscalização ou questionamentos, a(o/e) profissional terá condições de apresentar o material que levou à sua conclusão técnico-científica.
Findo o prazo de guarda obrigatória do material psicológico, é possível que ele seja devidamente descartado, sendo recomendado o uso de máquina fragmentadora de papel, na presença de psicóloga(o/e) indicada(o/e) no Termo de Descarte. Uma via desse documento (seja na forma física ou digital) deverá ser mantida com a(o/e) psicóloga(o/e) responsável pelo descarte, que se responsabilizará por encaminhar uma cópia digital do documento assinado por e-mail ao Conselho Regional de Psicologia do Paraná (CRP-PR), via crp08@crppr.org.br. Quando o serviço for vinculado a uma instituição, uma cópia do termo deverá ser mantida por ela.
3. Trabalho em uma empresa ou instituição. A responsabilidade de guarda do material é minha ou do local?
A responsabilidade pela guarda do material cabe à(ao) psicóloga(o/e), em conjunto com a instituição em que ocorreu a prestação dos serviços profissionais. Em caso de desligamento da(o/e) psicóloga(o/e), é importante que sejam disponibilizados à instituição documentos que possibilitem a continuidade dos atendimentos, quando for o caso.
Em caso de interrupção do trabalho da(o/e) psicóloga(o/e), por quaisquer motivos, tal profissional deverá zelar pelo destino dos seus arquivos confidenciais, lacrando os materiais – mediante preenchimento do termo de lacre – e responsabilizando terceiros pela guarda, caso os serviços psicológicos da instituição não sejam continuados imediatamente por outra(o/e) profissional da Psicologia (sobre desligamento do serviço de Psicologia, ver o tópico Termo de lacre e deslacre). Porém, quando se trata de registro documental, este é privativo da(o/e) profissional, sendo de sua responsabilidade a preservação dele. Para dúvidas sobre a diferença entre os documentos produzidos na atuação da Psicologia, ver o tópico Registro Documental e Prontuário.
Destaca-se que cabe à(ao/e) psicóloga(o/e) que realizou o serviço concluí-lo com a emissão do documento correspondente ao trabalho efetuado. Assim, não restarão pendências em sua atuação, mesmo por ocasião do desligamento, sendo respeitado o direito de usuárias(os/es) do serviço de obterem documento referente ao atendimento psicológico, caso solicitado.
No caso de psicólogas(os/es) autônomas(os/es) ou que sublocam sala, cuja(o/e) usuária(o/e) não possui vínculo com a instituição, a(o/e) profissional será a(o/e) única(o/e) responsável pela guarda dos materiais e documentos produzidos.
4. Se for digitalizado o registro documental, posso descartar os arquivos físicos? Que cuidados devo tomar?
A digitalização não significa possibilidade de descarte do material, mas apenas facilidade de acesso/agilidade de procedimentos. Sendo assim, mesmo após a digitalização, o material original deve ser mantido pelo tempo necessário de guarda, não devendo ser descartado anteriormente.
A decisão por digitalizar os documentos psicológicos deverá ser realizada contanto que seja respeitado o sigilo profissional no processo de digitalização e com os devidos cuidados com o acesso restrito posterior a esse procedimento. Dessa forma, orienta-se que haja psicóloga(o/e) responsável técnica(o/e) que acompanhe esse processo. Caso a(o/e) profissional identifique que o sistema informatizado adotado pela instituição não garante o sigilo, orienta-se que dialogue com a gestão e, na impossibilidade de regularização, continue a manter os materiais apenas em sua forma física.
Leis e Resoluções Relacionadas
Resolução CFP nº 010/2005 – aprova o Código de Ética Profissional do Psicólogo.
Resolução CFP nº 001/2009 – dispõe sobre a obrigatoriedade do registro documental decorrente da prestação de serviços psicológicos.
Resolução CFP nº 006/2019 – institui regras para a elaboração de documentos escritos produzidos pela(o) psicóloga(o) no exercício profissional
Lei nº 13.787/2018 – dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente.
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