Guia de Orientação – Prazo de guarda dos documentos e termo de destruição de materiais

Orientação da COF

Por quanto tempo devo guardar documentos e materiais produzidos em função da atividade profissional?

As Resoluções CFP nº 001/2009 e CFP nº 006/2019 estabelecem como dever da(o) Psicóloga(o) a guarda dos documentos escritos decorrentes da prestação de serviços psicológicos, por um prazo mínimo de 5 (cinco) anos, englobando nesta guarda o prontuário, registros documentais, documentos entregues a quem de direito, e demais  materiais que fundamentaram o trabalho prestado, estejam eles em forma física ou digital.

 

Este prazo poderá ser ampliado nos casos previstos em lei, por determinação judicial, ou ainda em casos específicos em que as circunstâncias determinem que seja necessária a manutenção da guarda por maior tempo

 

Após esse prazo, como posso proceder para destruir o material?

Findado o prazo de guarda obrigatória do material psicológico, é possível que o material seja devidamente destruído, por meio de máquina fragmentadora de papel, na presença da(o) Psicóloga(o) indicada(o) no Termo de Destruição de Materiais. Solicitamos encaminhamento ao CRP-PR de cópia do termo de Destruição de Materiais assinado, para arquivamento no Prontuário da(o) Psicóloga(o) responsável. Poderá ser realizado em cópia física, ou envio digitalizado, por e-mail.

Por que preciso guardar o material por este período?

A necessidade de guarda do material se faz pelo zelo e segurança da(o) Psicóloga(o). Ainda, em caso de fiscalização ou questionamentos, a(o) profissional terá condições de apresentar o material que levou à sua conclusão técnico científica.

 

Trabalho em uma empresa ou instituição. A responsabilidade de guarda do material é minha ou do local?

A responsabilidade pela guarda do material cabe à(ao) Psicóloga(o), em conjunto com a instituição em que ocorreu a prestação dos serviços profissionais. Em caso de desligamento da(o) Psicóloga(o) de uma instituição, o Prontuário, Relatório Psicológico e/ou Laudo Psicológico pertence(m) à instituição na qual foi realizado o serviço, devendo permanecer na mesma. Porém, quando se trata de registro documental, este é privativo da(o) profissional, sendo de sua responsabilidade a preservação do mesmo. Para dúvidas sobre a diferença, ver o tópico Registro Documental e Prontuário.

 

Destaca-se que cabe à(ao) Psicóloga(o) que realizou o serviço ou intervenção concluir o trabalho com a emissão do documento correspondente ao trabalho efetuado. Assim, não restarão pendências em sua atuação, mesmo por ocasião do desligamento, sendo respeitado o direito das(os) usuárias(os) do serviço em obter documento referente ao serviço psicológico, caso solicitado.

 

No caso de Psicólogas(os) autônomas(os) ou que sublocam sala, cujo usuário não possui vínculo com a Instituição, a profissional será a única responsável pela guarda dos materiais e documentos produzidos.

Se for digitalizado o registro documental, posso descartar os arquivos físicos? Que cuidados devo tomar?
A digitalização não significa possibilidade de descarte do material, apenas facilidade de acesso/ agilidade de procedimentos. Sendo assim, mesmo após a digitalização, o material original deve ser mantido pelo tempo necessário de guarda, não devendo ser destruído anteriormente.

 

A decisão de digitalização dos documentos psicológicos deverá ser realizada contanto que seja respeitado o sigilo profissional no processo de digitalização e com os devidos cuidados frente ao acesso restrito posterior à digitalização. Dessa forma, orienta-se que haja uma(um) Psicóloga(o) responsável técnico que acompanhe esse processo. Caso a(o) Psicóloga(o) identifique que o sistema informatizado adotado pela instituição não garante o sigilo profissional, orienta-se que dialogue com a gestão e, na impossibilidade de regularização, continue a manter os materiais apenas em forma física.

Leis e Resoluções Relacionadas

RESOLUÇÃO CFP Nº 010/2005 – Aprova o Código de Ética Profissional do Psicólogo. 

RESOLUÇÃO CFP Nº 001/2009 – Dispõe sobre a obrigatoriedade do registro documental decorrente da prestação de serviços psicológicos.

RESOLUÇÃO CFP Nº 006/2019 –  Institui regras para a elaboração de documentos escritos produzidos pela(o) psicóloga(o) no exercício profissional

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